Η πρώτη σύσκεψη πραγματοποιήθηκε τη Δευτέρα του Πάσχα στα γραφεία του ΔΟΠΑΡ, όπου ο πρόεδρος της επιτροπής, Στέφανος Κυριαζής, ενημέρωσε τα υπόλοιπα μέλη της για τις συντονισμένες προσπάθειες που έγιναν, ώστε η διοργάνωση να έρθει στο «νησί των ιπποτών».
«Διεκδικήσαμε τη διοργάνωση με ιδιαίτερη σοβαρότητα και αποφασιστικότητα, πεπεισμένοι ότι στο τέλος θα έχουμε πετύχει το στόχο μας», είπε ο κ. Κυριαζής, συμπληρώνοντας πως: «Η Ρόδος από τα αρχαία χρόνια είναι ένα αθλητικό νησί, με κατοίκους που λατρεύουν τον αθλητισμό. Μας παρουσιάστηκε μια ευκαιρία να δείξουμε και πάλι τι μπορούμε να κάνουμε σαν διοργανωτές και μοναδική ευκαιρία να αξιοποιήσουμε το όμορφο Παλέ Ντε Σπορ της Καλλιθέας. Να το ζωντανέψουμε.
Η επιτυχία του Final 4 σίγουρα θα φέρει κι άλλες διοργανώσεις υψηλού επιπέδου στον ίδιο χώρο. Η εικόνα που θα περάσει προς τα έξω θα πρέπει να είναι πολύ καλή. Και μην ξεχνάμε ότι η όλη γιορτή των αγώνων θα μεταδοθεί ζωντανά από την ΕΡΤ και θα καταγραφεί από πολλούς δημοσιογράφους διαφόρων Μέσων».
Ο κ. Κυριαζής αναφέρθηκε και στις συναντήσεις με τους ανθρώπους της ΕΟΠΕ, όπως και τους ανθρώπους της ασφάλειας της διοργάνωσης. «Με τον Δήμαρχο βρεθήκαμε στην Αθήνα και στη Ρόδο με τους ανθρώπους της ΕΟΠΕ. Κατάλαβαν τη διάθεσή μας και δεν μας έκρυψαν τον ενθουσιασμό τους. Αυτό μας κάνει ακόμη πιο υπεύθυνους σαν Ροδίτες, για μια άρτια από κάθε πλευρά διοργάνωση.
Στο θέμα της ασφάλειας έχουμε μια στενή συνεργασία με την Αστυνομική Διεύθυνση Δωδεκανήσου, που ήδη έκανε αυτοψία στον χώρο και ήδη έχει τα σχέδια της για την ομαλή διεξαγωγή της διοργάνωσης».
Στην πρώτη συνάντηση της οργανωτικής επιτροπής, αποφασίστηκε να μην υπάρξουν εισιτήρια για τους τρεις αγώνες των δυο ημερών, αλλά μόνο προσκλήσεις, που θα διατεθούν στην ΕΟΠΕ, στις συμμετέχουσες ομάδες, σε αθλητές των ομάδων της ΤΕ ΕΟΠΕ Δωδεκανήσου, σε διαιτητές και σε φιλάθλους. Επίσης, θα υπάρξουν και επίσημοι προσκεκλημένοι.
Για τον τρόπο διάθεσης των προσκλήσεων στους φιλάθλους θα δοθούν οδηγίες τις επόμενες μέρες.
Στην οργανωτική επιτροπή συμμετέχουν, πλην του κ. Κυριαζή, ο Νίκος Νικολής από την Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου, ο πρόεδρος της Δημοτικής Κοινότητας Καλυθιών, Μιχάλης Καφετζής, ο πρόεδρος της ΤΕ ΕΟΠΕ, Στάθης Μαθιουδάκης και οι καθηγητές φυσικής αγωγής, Βαγγέλης Χατζηαντωνίου, Θεόδωρος Σκαρτάδος, Κωνσταντίνα Κωνσταντίνου, Δημήτρης Κανταρζόγλου, Θεόδωρος Θεοδώρου, Μιχάλης Ερωτόκριτος, Μιχάλης Χαρίτος, Θεόδωρος Σαχινίδης, Μένια Φωταρά, οι Νίκος Κουκιάς και Βάσω Κούκου από την ΤΕ ΕΟΠΕ, η Εμμανουέλα Αραμπατζή, υπεύθυνη εταιρείας μάρκετινγκ και ο Γιώργος Αθανασίου, δημοσιογράφος της ΕΡΤ.